Privacy Policy

We vragen soms om je persoonsgegevens. Waarom doen we dat en hoe gaan we om met je gegevens?

Lees meer in onze privacyverklaring. 

In sommige gevallen hebben we informatie van je nodig. Bijvoorbeeld wanneer je een aanvraag doet om meer informatie. Uiteraard gaan wij met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met je persoonsgegevens. Het gaat immers om jouw privacy. Hieronder lees je over ons privacybeleid en wat we met jouw gegevens doen. 
 

Incase

Deze privacyverklaring geldt voor: 

• Incase B.V. 

In deze privacyverklaring wordt de naam Incase gebruikt en genoemd en hiermee wordt verwezen naar Incase B.V. 

Hoe gaat Incase om met jouw persoonsgegevens? 

Incase beperkt het verwerken van persoonsgegevens tot een minimum. Er zijn echter altijd bepaalde persoonsgegevens nodig, zoals voor de afname van alle producten en diensten die Incase biedt. 

Zo vragen we bijvoorbeeld een aantal persoonsgegevens bij het opvragen van meer informatie: deze gegevens zijn nodig om de opgevraagde informatie correct te kunnen afleveren. Ook in andere gevallen hebben wij persoonsgegevens van je nodig. Bijvoorbeeld wanneer je bij ons solliciteert. 

We gaan heel zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. De gegevens worden in principe niet aan derden verstrekt, alleen als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of als we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij doen verder ons uiterste best om deze gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. 

We bewaren persoonsgegevens zo kort mogelijk. We houden hierbij rekening met de wettelijk verplichte termijnen die gelden voor het bewaren van bepaalde gegevens. 

Degene die zijn of haar persoonsgegevens aan ons verstrekt, is en blijft eigenaar van deze gegevens. Dat betekent dat er door de eigenaar van deze gegevens toestemming is gegeven om de persoonsgegevens te verwerken. Het betekent ook dat de eigenaar deze toestemming weer kan intrekken en zijn of haar gegevens kan laten verwijderen. 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Met persoonsgegevens bedoelen we: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon is te herleiden. Gegevens van overleden personen of van organisaties zijn geen persoonsgegevens.

Wat is het verwerken van persoonsgegevens? 

Onder verwerking verstaan we elke handeling die wordt verricht met betrekking tot persoonsgegevens, zowel digitaal als op papier. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens. 

Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt? 

Praktijksessie 

• Tijdens een praktijksessie, kan het voorkomen dat er beeldmateriaal gemaakt wordt, dat wordt gebruikt als sfeerimpressie of om verslag te doen. Dit valt onder de uitzondering journalistieke doeleinden, zoals te vinden is in de Uitvoeringswet AVG. Toch zullen wij voorafgaand aan een praktijksessie ons best doen om iedereen vooraf om toestemming te vragen. Hebben wij je niet kunnen bereiken via mail of telefoon? Geen probleem. Wil je niet herkenbaar in beeld worden gebracht, laat dit dan weten aan de fotograaf. Deze zal hier dan rekening mee houden. Het fotograferen van minderjarigen en wilsonbekwamen zal uitsluitend plaatsvinden met toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger. 

• Voor het overige beeldmateriaal dat wordt gemaakt tijdens een praktijksessie en waarbij bezoekers herkenbaar in beeld zijn, geldt dat hiervoor toestemming aan betrokkene wordt gevraagd. 

Websitebezoek 

Op onze website is het mogelijk om je gegevens achter te laten zodat wij contact met je kunnen opnemen. In dit geval vragen wij jou om persoonsgegevens, om jouw verzoek of vraag zo goed mogelijk te kunnen afhandelen. 

Op onze websites maken we gebruik van cookies, analytics en andere technieken. Dat doen we om de websites en apps goed te laten werken en ook om gegevens te verzamelen waarmee we de websites kunnen verbeteren. Deze gegevens worden geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt. Het gaat hierbij om de website incase.nl. Meer informatie over cookies en hoe wij hiermee omgaan lees je in ons cookiebeleid. 

Wij kunnen vragen om de volgende persoonsgegevens: 

Doordat je graag meer informatie ontvangt over ons aanbod, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je verwerken: 

• voor- en achternaam; 

• organisatie
• e-mailadres; 
• telefoonnummer;

• overige informatie die door de bezoeker van de website vrijwillig wordt verstrekt en/of waar de bezoeker ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven om te mogen verwerken, bijvoorbeeld in het kader van onderzoeksdoeleinden of om op de hoogte te worden gehouden van activiteiten die plaatsvinden rondom Incase of een training van Incase. 
• IP-adres als je een aanvraag- of contactformulier via de website invult en verzendt. 

Contact 

Heb jij via een contactformulier ingevuld, dan kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens vragen: 

• naam (contactpersoon); 
• e-mailadres (contactpersoon); 

• telefoonnummer (als je om telefonisch contact hebt verzocht); 
• de mogelijkheid om nadere gegevens op te geven, indien je dit wilt. 

Onderzoek 

Om de kwaliteit van onze website te kunnen verbeteren, doen wij regelmatig onderzoek. Deze onderzoeken zijn over het algemeen anoniem. Indien er onderzoek wordt gedaan waarbij wél persoonsgegevens worden verwerkt, vragen wij niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk. Ook vragen wij uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van deze gegevens. 

Overige relaties 

Overige relaties worden geregistreerd in ons CRM-systeem. Met deze relaties wordt contact onderhouden door het toezenden van informatie over Incase en haar activiteiten en diensten. 

De persoonsgegevens die verwerkt worden van deze groep zijn: 

• voor- en achternaam; 
• e-mailadres; 

• in sommige gevallen geboortedatum; 
• eventueel opmerkingen naar aanleiding van een gesprek. 

Solliciteren 

Als je bij Incase solliciteert, verwerken wij van jou de volgende persoonsgegevens: 

• voor- en achternaam; 

• adresgegevens; 
• telefoonnummer; 
• e-mailadres; 
• cv; 
• motivatie. 

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens? 

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als: 

• deze nodig zijn om de overeenkomst te kunnen nakomen; 
• de eigenaar hiervoor uitdrukkelijk en ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven; 
• er een gerechtvaardigd belang is voor Incase (bijvoorbeeld analytische doeleinden of direct marketing); 

• de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. 

Waarom doen wij dit? 

• om jouw informatieaanvraag goed te kunnen verwerken; 
• om contact te kunnen opnemen als er problemen zijn met of vragen zijn over de uitvoering van de overeenkomst; 

• om contact te kunnen opnemen als er urgente wijzigingen zijn die gevolgen hebben voor de datum of het tijdstip waarop je je praktijksessie hebt gepland; 
• om jouw websitebezoek zo prettig mogelijk te laten verlopen; 
• om jou de service te kunnen geven die wij belangrijk vinden, zoals het toesturen van informatie voorafgaand aan een praktijksessie; 
• om te kunnen instaan voor de veiligheid van bezoekers en medewerkers; 
• om de afgenomen training in rekening te brengen; 

• om je correct aan te kunnen spreken; 
• om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen; 
• om de gevraagde informatie van ons te kunnen ontvangen; 
• om je te kunnen uitnodigen voor een training; 
• om jouw vragen te kunnen beantwoorden of jouw klacht te kunnen afhandelen; 

• om relaties en het netwerk van Incase beter in kaart te kunnen brengen; 
• voor analysedoeleinden waarmee we onze dienstverlening en communicatie kunnen verbeteren, en waarbij gegevens zo veel mogelijk worden geanonimiseerd; 

Verwerking door derde partijen 

Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden als dat nodig is om technische redenen (bijvoorbeeld omdat wij zelf niet over de benodigde techniek beschikken) of vanwege een (wettelijke) verplichting. In dergelijke gevallen schakelen wij een gespecialiseerde derde partij in om de afgesproken werkzaamheden te kunnen uitoefenen of om de (verkoop)overeenkomst na te kunnen komen. Deze derde partij verwerkt eveneens de persoonsgegevens. Voorbeelden zijn de afhandeling van betalingen of een gespecialiseerde partij die ervoor zorgt dat de trainingsinformatie in jouw mailbox wordt afgeleverd.

In alle gevallen zullen wij een derde partij inschakelen die voldoet aan onze veiligheidsnormen en privacyrichtlijnen. Met deze partij maken wij goede afspraken over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Incase is en blijft hoe dan ook verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. 

Ook kan het voorkomen dat we genoodzaakt zijn aangifte te doen, bijvoorbeeld in het geval van het plegen van fraude. Daarnaast kunnen politie, justitie, toezichthouders en/of de Belastingdienst op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Verder kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. In al deze gevallen moeten de benodigde persoonsgegevens aan derden worden verstrekt. 

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens? 

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Alle gegevens die zijn verzameld ten behoeve van het afnemen van onze producten en/of diensten zullen na het volledig afronden hiervan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. 

In sommige gevallen zijn wij gehouden aan een wettelijk verplichte bewaartermijn. Als verwijdering technisch niet mogelijk is worden gegevens waar mogelijk geanonimiseerd. 

Voor sollicitanten geldt dat wij hun gegevens vier weken na het afronden of stopzetten van een wervingsprocedure vernietigen, tenzij is afgesproken met de sollicitant diens gegevens in onze portefeuille te houden. In dat laatste geval bewaren wij de gegevens nog maximaal één jaar. 

Als je je hebt aangegeven dat je als relatie in ons bestand wilt worden opgenomen, verwerken wij jouw gegevens totdat jij aangeeft dat je geen e-mailcommunicatie meer wilt ontvangen of verwijderd wilt worden uit ons bestand. Om aan te geven dat je geen e-mailcommunicatie wilt ontvangen, stuur een antwoord op één van onze e-mails.

Doorgifte buiten de EU 

Jouw persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verwerkt en bewaard in de Europese Unie. Het kan zijn dat onze verwerkers jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) opslaan en/of verwerken. Doorgifte aan een dergelijk land gebeurt alleen als dat land een passend beveiligingsniveau waarborgt. 

Google Analytics 

Incase gebruikt Google Analytics om inzicht te krijgen in het bezoek van de websites. Met die kennis verbeteren we de websites. De gegevens leiden niet naar individuele personen. Lees meer over het privacybeleid van Google. 

Incase heeft de volgende maatregelen genomen om jouw privacy te beschermen: 

• We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Google. 
• De optie ‘gegevens delen met Google’ hebben we uitgeschakeld. 
• Google Analytics-cookies worden niet gebruikt in combinatie met andere diensten van Google. 

Cookies 

Op de websites van Incase gebruiken we cookies om de websites goed te laten functioneren, om het gebruik van de sites te analyseren en om jou advertenties te kunnen tonen op basis van je interesses en surfgedrag.

Welke rechten heb je? 

• Als je het idee hebt dat wij jouw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kan je een verzoek indienen om deze verwerking te laten beperken. 
• Je kunt een verzoek indienen om in te zien welke persoonsgegevens we van jou verwerken. 
• Je kunt een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens aan te passen, wanneer deze niet kloppen. 

• Je kunt eerder gegeven toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens intrekken. Betreft deze intrekking beeldmateriaal, dan moet je duidelijk vermelden welke datum het beeld is gemaakt, bij welk evenement en het beeld omschrijven. Voeg bij voorkeur het beeld bij. Het beeldmateriaal zal vanaf dat moment niet meer gebruikt worden voor toekomstige publicaties. 
• Je kunt een verzoek indienen voor het overdragen van je persoonsgegevens naar een andere organisatie. Dit verzoek zal worden ingewilligd, voor zover dit technisch mogelijk is. 
• Je hebt de mogelijkheid om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je gebruikmaakt van dit recht, dan wordt de verwerking beëindigd, tenzij onze dringende gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan jouw belang. In een dergelijk geval zullen wij je hierover informeren. 
• Je kunt een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Als je een dergelijk verzoek hebt gedaan, worden je gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd, tenzij dit niet mogelijk is vanwege wetgeving. In sommige gevallen is het technisch niet mogelijk de gegevens te verwijderen en zullen de gegevens waar mogelijk geanonimiseerd worden 

Een verzoek kun je schriftelijk indienen

Per post: 

Incase B.V. 
t.a.v. Privacy Officer 
Industrieweg 10e
3606 AS Maarssen

of stuur een e-mail aan de Privacy Officer: 

Wij zullen zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken, op je verzoek reageren. Als het niet mogelijk is jouw verzoek in te willigen, zullen wij dit gemotiveerd laten weten. Wij kunnen vragen om je te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs op te vragen. Dit doen wij om misbruik te voorkomen. 

Klacht indienen 

Heb je het idee dat wij niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan en wij jouw klacht hierover niet serieus nemen, dan heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Beveiliging van persoonsgegevens 

Incase doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen. Ons doel is om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking of ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Al onze websites hebben een SSL-certificaat zodat gegevens veilig en versleuteld worden verzonden. Dit is te herkennen aan een slotje voor de URL in de adresbalk van de browser. 

Mocht je toch de indruk hebben dat jouw gegevens niet goed zijn beveiligd, of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of als je meer informatie wenst over de beveiliging van je persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via privacy@incase.nl 

Wijzigingen 

Incase behoudt het recht om veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. 

Deze privacyverklaring is aangepast op 12 oktober 2023. 

Zie ook: 

• Algemene voorwaarden